Siden 1942 har Rigsarkivet systematisk indsamlet arkivalier og data fra virksomheder. Derfor har arkivet i dag ca. 50 hyldekilometer papirarkivalier fra erhvervslivet og dets organisationer. Det dækker blandt andet beslutningsprotokoller, medarbejderkartoteker, dokumentation af produktionen, regnskabsprotokoller fra alt fra store koncerner til den lille købmand. 

Men siden virksomheder begyndte at arkivere digitalt er tilgangen af arkivmateriale fra virksomhederne faldet.

- Der er mange gode forklaringer på nedgangen. Blandt andet er det ikke alle, der ved, det er muligt at aflevere digitale data, eller virksomheder kan være nervøse for, hvem der kan få adgang til eventuelle følsomme data. Og så er der udgiften til at få data overført til en fremtidssikret version, som de færreste virksomheder selv har kompetencer til, og som de derfor ofte skal købe af eksterne leverandører, forklarer rigsarkivar Asbjørn Hellum.

Ifølge rigsarkivaren kan det koste alt fra et par tusinde og op til en halv mio kr. afhængig af omfang, og det er selvsagt ikke alle virksomheder, der har lyst til at påtage sig den udgift.

- Men businesscasen er god. For et engangsbeløb kan danske virksomheder få arkiveret deres historiske digitale data i Rigsarkivet – i princippet til evig tid. Samtidig sikrer aflevering til Rigsarkivet, at data kan læses om hundrede år. Virksomhederne kender os måske ikke så godt, som da vi kom og hjalp med at tømme kælderen eller loftet for papir, men jeg vil meget gerne understrege, at vi er her stadig, og vi er for lang tid siden trådt ind den digitale tidsalder, siger rigsarkivaren.

Læs også: Ekspert: GDPR kan gøre EU-virksomheder til vindere

Arkiver giver virksomheder værdi

Nedgangen i arkivalier gælder ikke for offentlige instanser. De er nemlig forpligtet til at arkivere og skal også betale udgiften til transformation af data, så de er sikret for eftertiden.

- Men for et markedsbaseret samfund som det danske er det vigtigt også at kunne dokumentere begivenheder i erhvervslivet, for de har stor indflydelse på historiens udvikling. Vi har fx aftaler om arkivering af data fra Dansk Industri, og hvis vi ikke havde det, ville eftertiden kun kunne få adgang til information om fx arbejdsmarkedskonflikter set fra det offentlige, forklarer rigsarkivaren.

Han påpeger, at store og væsentlige dele af det danske samfund ikke vil kunne dokumenteres og forstås uden adgang til forskning i erhvervsvirksomhedernes og erhvervsorganisationers arkiver.

- Det gælder for forskning inden for Danmarks historie, erhvervshistorie, socialhistorie, lokalhistorie samt en række andre samfundsvidenskabelige områder som fx arbejdsmiljø og byplanlægning. Men også emner som udviklingen i virksomhedsorganisation, virksomhedskultur og investeringsmønstre vil det være muligt af undersøge siger Asbjørn Hellum.

Dertil kommer, at virksomheder ofte selv bestiller sager frem fra deres tidligere afleveringer. Fx til større events eller jubilæer, bogudgivelser eller almindelig markedsføring.

- Og så er der eksempler på sager om kunstnerisk ophavsret, hvor virksomheder er blevet anklaget af arvinger til kunstnere, der har lavet noget for dem, og hvor virksomheden så har søgt dokumentation for, at de havde købt rettighederne i sin tid. Og ved stramninger i lovgivning kan virksomheder få brug for at kunne dokumentere, at de har levet op til gældende lovgivning på et konkret tidspunkt.  

Læs også: Piratkopister kom an: Danmark gør styrket indsats mod kopiering permanent

Meget data er gået tabt

Men meget data er ifølge Asbjørn Hellum allerede gået tabt. Det skyldes, at virksomheders digitale arkiver af ældre dato ikke er blevet sendt til hverken Rigsarkivet eller de kommunale arkiver. Derfor er de nu i praksis umulige at arkivere.

- Mennesker over en vis alder kan nok huske en floppydisk, som meget af det gamle materiale er arkiveret på. Men der er nærmest ingen computere i dag, der er udstyret med teknik til at læse data fra dem. Derfor er de data – og mange andre på forældede systemer, i realiteten tabt, forklarer rigsarkivaren og fortsætter:

- Et endnu større problem er data i forældede formater. Fx har vi modtaget en database med personaleoplysninger fra en større dansk virksomhed, som de måtte opgive at arkivere, fordi formatet var  forældet, siger Asbjørn Hellum.

Læs også: Gæt en toldkode – og risikér en skattegæld

Persondataregler kan sende mere ud i glemselen

For at gøre ondt værre forudser rigsarkivaren desuden, at nye regler om persondata kan sende endnu flere virksomhedsdata på kirkegården.

- Vi og de kommunale arkiver er de eneste i Danmark, der er bemyndiget til at opbevare personfølsomme data. Virksomhederne må altså ikke selv opbevare det i længere tid, og det kan få flere til at sikre sig mod lovbrud ved at destruere data. Fx har virksomheder som LEGO, Danfoss, AP Møller og Carlsberg så stor nytte af deres arkiver, at de driver egne arkiver. Men de må altså ikke opbevare personfølsomme oplysninger, og vi håber, at vi i Rigsarkivet kan hjælpe dem og andre med løsninger på de udfordringer, siger Asbjørn Hellum.

Han tror samtidig, at der er et stort økonomisk potentale i en mere systematisk arkivering af virksomhedsdata for danske virksomheder i den stadig mere datadrevne og dataafhængige virksomhedskultur.

- Det kunne fx være hele brancher, der kunne få adgang til udvikling i forbrugsmønstre. Eller den enkelte virksomhed kan bruge egne data til at se efterspørgselsstrømme. Mulighederne er uanede, og helt grundlæggende har vi et kæmpe behov for, at flere forskere bliver bevidste om mulighederne i de digitale data og bliver bedre til at hjælpe virksomhederne med at udnytte dem. Naturligvis inden for lovens rammer, siger Asbjørn Hellum.

Hvis du vil vide mere om, hvordan du kan arkivere historisk betydningsfulde data, anbefaler rigsakivaren, at du læser videre på Rigsarkivets hjemmeside.

Læs også: Hele verden er bagud på ny teknologi