Det koster årsværk, ressourcer og tager tid fra andre opgaver, når virksomheder byder på offentlige udbud. Derfor er det træls, når udbud bliver annulleret – især hvis det skyldes fejl i udbudsmaterialet, som kunne være undgået.

Det sker dog overraskende ofte, at udbud bliver annulleret. Ifølge en ny undersøgelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen  annulleres hvert femte udbud.

Rådgivningsvirksomheden DAMVAD Analytics har oplevet flere annullerede udbud. For et år siden bød virksomheden ind på et stort projekt, der endte med at blive annulleret i forbindelse med afgørelsen. Det kostede virksomheden mange ressourcer og havde høje omkostninger.

- Det eroderer tilliden til den kunde, der annullerer udbuddet. Og vi har stærke overvejelser, om vi skal byde på hos kunder igen, hvis de agerer uprofessionelt, siger Kristian Mørk Puggaard, adm. direktør i DAMVAD Analytics.

DAMVAD Analytics tager bestik af tidligere erfaringer med offentlige ordregivere, når de byder på opgaver, og vurderer, om det kan betale sig at forberede et tilbud.

- Nogle offentlige organisationer udbud byder vi ikke længere på, fordi de har vist sig uprofessionelle, og det koster os for mange ressourcer. Det giver desværre en mindre effektiv og innovativ offentlige sektor på de områder, hvis der er andre, der som os holder sig væk, siger Kristian Mørk Puggaard.

Læs også: Vantro virksomheder: Så billigt kan man ikke hente skrald

Hver tredje annullering skyldes fejl

Undersøgelsen fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen viser, at kommunerne topper listen over, hvor ofte udbud annulleres. Her annulleres hvert fjerde udbud, mens hvert femte statslige og regionale droppes eller må gå om. Det er alt for mange, mener branchedirektør i DI Service, Jakob Scharff.

- Det koster både virksomhederne og det offentlige dyrt. Virksomhederne bruger hvert år et trecifret millionbeløb på at arbejde med udbud, der bliver annulleret. Og mindst en ottendedel af det forsvinder ud i ingenting, siger han.

37 procent af annulleringerne skyldes fejl eller behov for ændringer i udbudsmaterialet fra den offentlige ordregiver.

- Det er spild af ressourcer, og selvom vi har oplevet forbedringer, er der tydeligvis stadig behov for en styrkelse af indkøbsafdelingerne. Det vil virksomhederne gerne hjælpe til med. Ingen vinder ved, at udbud annulleres eller må gå om, siger Jakob Scharff.

Læs også: Lovforslag: Udbud skal have mere fokus på kvalitet

Halvdelen af ordregiverne kunne have undgået annullering

DAMVAD Analytics oplever typisk, at fejl i mindre opgaver kan rettes uden de store omkostninger. Men når det gælder større opgaver, kan en fejl betyde, at opgaven bliver annulleret eller skal genudbydes. Virksomhedens administrerende direktør peger på bedre dialog mellem ordregiverne og virksomheder for at sikre færre annulleringer.

- Det er vigtigt at have klarhed om processerne. Vi skal have en mere åben og konkurrencepræget dialog om opgaver. Og nogle offentlige ordregivere er gode til eksempelvis at dele udbudsprocessen op i mindre bider, så de kan blive klogere undervejs, siger Kristian Mørk Puggaard.

I knap halvdelen af de annullerede udbud vurderer ordregiverne ifølge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens undersøgelse, at de selv kunne have handlet anderledes for at undgå annullering.

Læs også: Gode eksempler viser samarbejdets værdi