Fire skridt til at udarbejde en dobbelt væsentlighedsanalyse
Er du ansvarlig for at udarbejde din virksomheds kommende dobbelt væsentlighedsanalyse, men ved ikke helt hvordan du skal gribe opgaven an? Så læs med videre her.
Er du ansvarlig for at udarbejde din virksomheds kommende dobbelt væsentlighedsanalyse, men ved ikke helt hvordan du skal gribe opgaven an? Så læs med videre her. At udarbejde en retvisende dobbelt væsentlighedsanalyse kræver nemlig en bred og dybdegående forståelse af virksomhedens indvirkning på sociale og miljømæssige forhold. Der er mange forskellige metoder du kan bruge, og der findes ikke kun én rigtig måde at gøre det på. Du skal dog være opmærksom på, at den metode du vælger at bruge stemmer overens med de overordnede retningslinjer som findes i det nye EU direktiv, CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Du kan læse mere om retningslinjerne for udarbejdelsen af dobbelt væsentlighedsanalysen under ESRS1.
I denne guide beskriver vi fire konkrete skridt du kan bruge til udarbejdelsen af din virksomheds dobbelt væsentlighedsanalyse. Det er netop disse skridt vi selv har brugt hos ankervirksomhederne i projekt ESG i værdikæder, i samarbejde med Rambøll Management Consulting.
Bemærk at denne fremgangsmåde er brugt for virksomheder i størrelsesordenen 500-700 medarbejdere, og dermed rapporteringspligtige virksomheder.
Guiden kan dog stadig med fordel bruges som inspiration til SMV’ers arbejde med dobbelt væsentlighed. For selvom man som SMV ikke bliver direkte omfattet af CSRD, og dermed ikke behøver at udarbejde en dobbelt væsentlighedsanalyse, kan det alligevel være en fordel at forstå, hvilke ESG-områder der er væsentlige i sin virksomhed. Langt de fleste SMV’er vil nemlig være leverandører til store virksomheder, som skal rapportere på ESG for hele deres værdikæde. Arbejdet med dobbelt væsentlighed kan derfor hjælpe med at kortlægge væsentlige ESG-områder i virksomheden, således at I som leverandører bliver bedre rustet til at imødekomme ESG-relaterede spørgsmål og data fra jeres kunder.
STEP 1: ‘Kick-off’ workshop med ledelsen
Formålet med den første workshop er at sikre ledelsens og bestyrelsens forståelse, engagement og prioritering af virksomhedens ESG-indsatser, herunder udarbejdelsen af en dobbelt væsentlighedsanalyse og ESG-rapportering jf. CSRD. Derfor bør de få en grundig introduktion til ESG som helhed, det nye direktivs betydning, og en gennemgang af de 12 overordnede ESRS-emner (European Sustainability Reporting Standards). Dette skridt er afgørende for at sikre, at de rette ressourcer allokeres til processen. Når du skal samle din virksomheds ledelse og evt. medlemmer fra dens bestyrelse, er det vigtigt at klargøre formålet med workshoppen, og fremhæve deres ansvar og rolle ifm. virksomhedens fremtidige ESG-rapportering som en del af årsrapporten.
Udover virksomhedens ledelse og bestyrelse, kan du med fordel også invitere de personer med til workshoppen, som du allerede nu ved, skal involveres i dobbelt væsentlighedsanalysen. En dybdegående introduktion til ESG, CSRD & ESRS, vil øge deres forståelse for processen og det videre arbejde.
I projekt ESG i værdikæder afsatte vi ca. tre timer til denne workshop, som både kan faciliteres af en intern medarbejder eller af en ekstern konsulent.
STEP 2: Heldagsworkshop om miljøemner (E)
Formålet med denne workshop er en dybdegående gennemgang og vurdering af virksomhedens miljømæssige indvirkninger på omverdenen, samt muligheder og risici ifm. disse miljøindvirkninger.
Forud for denne workshop bør du inddrage relevante interne stakeholders til at hjælpe med at kortlægge og optegne virksomhedens værdikæde. Denne optegning vil blive brugt i de efterfølgende workshops.
I dette projekt prioriterede vi først og fremmest at inkludere medarbejdere med specialistviden på klima - og miljøområdet, men også de medarbejdere som kunne bidrage til at skabe det bedste helhedsbillede af virksomheden (se vores guide til hvilke roller du med fordel kan inkludere i processen her). I denne type af workshop bør man inkludere 8 til 12 personer, da dette bidrager til at sikre analysens kvalitet.
I det konkrete program for workshoppen bør du starte med at give en overordnet introduktion til ESG, herunder CSRD, dobbelt væsentlighedsanalyse og de 12 overordnede ESRS-emner. Dette skal bidrage til at sikre, at alle deltagere forstår workshoppens kontekst og formål.
Efter en overordnet introduktion til disse emner, kan workshoppens deltagere med fordel inddeles i mindre separate grupper. Lav gerne grupperne således du tager højde for deres specialistviden indenfor de specifikke fem miljøemner (E1:klimaændringer, E2:forurening, E3:vand & havressourcer, E4:biodiversitet & økosystemer. E5:cirkulær økonomi), så denne viden kan komme i spil.
Du kan se et konkret eksempel på opdeling af grupper og miljøemner her (slide 4-6)
I grupperne skal deltagerne nu arbejde med et eller flere miljøemner, på underemneniveau (se skema under tillæg A), hvor de skal afdække virksomhedens positive og negative indvirkninger på hvert relevant* underemne, samt emnets potentielle risici og muligheder. Se konkrete eksempler her (slide 7)
I denne workshop havde vi printet alle miljøunderemnerne ud på forhånd, således at emnerne, deres positive og negative indvirkninger, samt risici og muligheder hver især kunne ’mappes op’ på virksomhedens værdikæde, der hvor de forekommer.
Efter grupperne hver især har afdækket virksomhedens indvirkninger og indvirkningernes risici og muligheder for hvert relevant underemne og kortlagt disse på værdikæden, kan grupperne med fordel præsentere deres arbejde og resultater for hinanden. På den måde får alle personer fra workshoppen mulighed for at bidrage med deres input til hvert miljøemne.
Efter grupperne har vurderet underemnernes indvirkninger samt risici og muligheder, skal de vurdere de finansielle risici og muligheder ved hvert underemne. Se konkrete eksempler her (slide 9)
Efter hver gruppe har vurderet de finansielle risici og muligheder for deres relevante underemner, bør hver gruppe endnu engang præsentere deres arbejde og resultater for de andre grupper, således at alle fra workshoppen har mulighed for at bidrage med netop deres synspunkt eller viden.
STEP 3: Heldagsworkshop om sociale (S) emner samt governance (G) emner
Step to og step tre, minder meget om hinanden, og de kan sagtens byttes rundt. Den eneste forskel på de to steps er, at hvor step to fokuserer på miljømæssige indvirkninger, fokuserer step tre på virksomhedens indvirkninger på sociale forhold og forvaltningen af virksomheden (governance).
I denne workshop er det endnu engang vigtigt at involvere medarbejdere med specialistviden indenfor området, såvel som medarbejdere der kan bidrage til at skabe det bedste helhedsbillede af virksomheden (se vores guide til hvilke roller du med fordel kan inkludere i processen her). I denne type af workshop bør man ligeledes inkludere 8 til 12 personer, da dette bidrager til at sikre analysens kvalitet.
Efter en overordnet introduktion til ESG, CSRD, Dobbelt Væsentlighed og ESRS-emnerne inddeles workshoppens deltagere i mindre grupper, hvor de hver især skal arbejde med et eller flere af de i alt fem ESRS-emner (S1:egen arbejdsstyrke, S2:arbejdstagere i værdikæden, S3: berørte samfund, S4:forbrugere og slutbrugere, G1:virksomhedens adfærd).
Du kan se et konkret eksempel på opdeling af grupper til at behandle social- og governance emner her (slide 12-14)
Her skal de endnu engang arbejde med emnerne på underemneniveau (se skema under tillæg A), hvor de skal afdække virksomhedens positive og negative indvirkninger på hvert relevant* underemne, samt indvirkningernes risici og muligheder. Se konkrete eksempler her (slide 15)
Efter virksomhedens indvirkninger samt risici og muligheder på hvert relevant underemne er blevet afdækket og kortlagt på værdikæden, bør grupperne præsentere arbejdet og resultaterne for hinanden. Herefter kan grupperne arbejde videre med vurderingen af underemnernes finansielle risici og muligheder. Se konkrete eksempler her (slide 17)
Se nedenstående billede fra workshoppen fra CG Jensen:
Efter grupperne har gennemgået de finansielle risici og muligheder for hvert relevant* underemne, præsenteres disse for de resterende grupper, således at alle fra workshoppen har mulighed for at bidrage med netop deres synspunkt eller viden.
*Der er stor sandsynlighed for, at det ikke er alle underemner, som vil være relevante for din virksomhed. Hvis der er bred enighed om, at underemnet ikke er relevant, frasorteres det og bruges ikke i det videre arbejde.
STEP 4: Samling og vurdering af væsentlige ESRS-emner
Efter du har afholdt de to workshops (i vilkårlig rækkefølge), er det tid til at samle og organisere de underemner som er blevet behandlet under de to workshops. Her anbefaler vi at du anvender et IT-system eller Excel til at holde styr på de data der er blevet opsamlet. I projekt ESG i værdikæder brugte vi en Excel-fil til dette.
Efter du har samlet og organiseret dine data, skal underemnerne vurderes og scores ud fra deres indvirkningsvæsentlighed og finansielle væsentlighed. Til at vurdere dette kan du med fordel involvere virksomhedens CFO og andre relevante deltagere fra de to workshops.
Efter I har vurderet og scoret underemnerne, kan I med fordel præsentere jeres væsentlige ESG-emner for 2-3 udvalgte interessenter. Som en del af jeres dobbelt væsentlighedsanalyse skal I nemlig tage højde for relevante interessanteres refleksioner og betragtninger. Disse kunne f.eks. være medarbejdere, kunder, leverandører, NGO’er, banker og investorer.
Hvis du vil vide mere om denne fremgangsmåde for udarbejdelsen af en dobbelt væsentlighedsanalyse, kan du gense webinaret Dyk ned i dobbelt væsentlighed i værdikæden.
