Vælg de rette processer til automatisering

Det er kommet større opmærksomhed om fordelene ved at automatise processer i nye afdelinger af virksomheden. Mange har fået øjnene op for, at der er stor effektivitet at hente, hvis man øge automatiseringen i f.eks. bogholderiet, kundeservice eller salgsafdelingen. 

I projektet "Administrative robotter i SMV’er", som vi har gennemført i samarbejde med Industriens Fond og mere end 20 medlemsvirksomheder, har vi fået solid erfaring med, hvad der virker, og hvad der bestemt ikke virker, når man inviterer de administrative robotter indenfor. 

Én af de ting, vi har erfaret, er at det er særligt vigtigt med en grundig udvælgelse af de processer, du vil automatisere. Processen bør opfylde følgende kriterier, hvis du skal have succes med din automatisering: 

1. Processen skal være regelbaseret 

   Robotten er ”dum” og har brug for, at processen kan beskrives helt entydigt med klare regler for, hvordan robotten skal agere i hvert eneste trin.
   
   Regler betyder i denne sammenhæng også, at det eksempelvis er helt entydigt hvor robotten henter og afleverer data. Excel og interne databaser er perfekte til dette, hvorimod (eksterne) hjemmesider jævnligt ændrer sig. Det vil føre til, at robotten fejler. 
   
   

2. Processen skal have en høj volumen  

   Jo flere gentagelser en given proces har, jo mere aflaster vi medarbejderne fra en ellers kedelig opgave. Jo hurtigere får vi også vores investering til robotten betalt.  
    
   En god tommelfingerregel er, at robotten skal kunne spare os for 1,5 time pr. dag for at det for alvor kan betale sig at udvikle den. Du kan oplagt starte i Økonomiafdelingen, HR eller salg, hvor der er mange gentagne processer. 
   
   

3. Processen skal have en lav fejlrate  

   Der skal være tale om en moden og stabil proces. Robotten gør kun det, den får besked på, så hvis den støder på variationer og undtagelser, fejler den. Det er derfor ekstremt vigtigt, at man i kortlægningen af processen får den optimeret og standardiseret.  
    
   Det inkluderer også at få lavet aftaler om, hvordan fejl håndteres, når de forekommer. Det kan eksempelvis være, at robotten sender sagen til manuel behandling. 
   
   

4. Processen skal ikke kunne håndteres af eksisterende systemer 

   RPA er kendt som IT-verdenens gaffatape i den forstand, at det er alsidigt og kan løse mange opgaver rigtig fornuftigt. Det betyder dog ikke, at det er lige så hurtigt eller stabilt, som rigtige forretningssystemer. En del af udvælgelsen er derfor at få klarlagt, om vores eksisterende IT-systemer kan læse opgaven, før vi begynder at investere dyrebar tid i at udvikle en robot.