Husk GDPR-regler ved registrering af arbejdstid
Når du skal tidsregistrere medarbejdernes arbejdstid, er det vigtigt at være opmærksom på reglerne om GDPR.
Lov om arbejdstidsregistrering træder i kraft 1. juli 2024
Fra 1. juli 2024 skal alle virksomheder have et system til registrering af medarbejderes arbejdstid. Alle medarbejdere skal som udgangspunkt registrere deres arbejdstid, når lov om arbejdstidsregistrering træder i kraft 1. juli 2024. Det gælder både timelønnede og funktionæransatte, og arbejdsgivere er forpligtede til at have et system, der sikrer, at det sker.
På timelønsområdet medfører den nye lov ikke de store ændringer, da man på dette område allerede er vant til at registrere arbejdstiden.
Systemkrav
Der er ikke fastlagt specifikke formkrav til det system, der skal være. Men det skal være ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt” og afspejle medarbejderens faktiske arbejdstid.
Registreringen kan ske i et elektronisk system, der f.eks. registrerer, hvornår medarbejderen logger af og på sin computer, eller hvornår medarbejderen er på arbejdspladsen f.eks. via adgangskort.
Det kan dog også være en manuel registrering, hvor den enkelte medarbejder sender en mail med opgørelse af den daglige arbejdstid til sin leder eller ved at indtaste den daglige arbejdstid i et registreringssystem.
Vær opmærksom på reglerne om GDPR
Registrering af tid er en databehandlingsaktivitet, som indebærer behandling af personoplysninger om medarbejderne, der skal behandles i overensstemmelse med den persondataretlige lovgivning.
Behandlingen af personoplysningerne og formålet med anvendelsen af oplysningerne skal fremgå af jeres lovpligtige databeskyttelsesdokumenter.
I skal derfor huske følgende:
- Opfyldelse af jeres oplysningsforpligtelse: Opdatere oplysningsskrivelsen, der fortæller medarbejderne, hvordan virksomheden anvender deres data.
I skal her sikre jer at medarbejderne informeres om, at virksomheden registrerer deres arbejdstid, hvad formålet med tidsregistreringen er og henvise til hjemmels-/behandlingsgrundlag. Brug f.eks. DI DOCS - Skabelon til personalepolitik om behandling af persondata (GDPR) - DI (danskindustri.dk) - Opdatere fortegnelsen, der giver et overblik over alle virksomhedens arbejdsgange, hvori personoplysninger indgår. Det indebærer, at I skal opdatere formål og hjemmels-/behandlingsgrundlag og eventuelle nye tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
- Udarbejde eller opdatere databehandleraftaler
- Sikre data privacy by design
- Opdatere eller udarbejde risikovurderinger
- Dokumentere, at de almindelige principper for lovlig behandling af personoplysninger er opfyldt (lovligt grundlag, dataminimering, sletteprocedurer, indsigt og tilgang til data mv.)
Læs mere om Persondata i HR - rådgivning og skabeloner - klik her - DI (danskindustri.dk)
